Benefícios do uso de Softwares de Gestão em Clínicas e Consultórios

Softwares de gestão em nuvem

Neste post vamos falar sobre soluções e benefícios do uso de softwares de gestão mas, só faz sentido falar sobre soluções e benefícios se existem problemas e dificuldades para serem tratados.

Estamos vivendo tempos de otimização e não faz sentido adotar soluções para problemas que ainda não existem.

Antes de falar sobre benefícios do uso dos softwares de gestão em uma clínica ou consultório, precisamos relacionar as dificuldades mais comuns encontradas nestes ambientes e verificar se podem ser tratadas com o uso desta solução.

Os Problemas

Vamos apresentar as dificuldades/problemas separando os personagens impactados.

Atendimento:
  • – Problemas para organizar a agenda dos profissionais de saúde;
  • – Trabalham com uma grande quantidade de papéis e processos;
  • – Problema para manter a organização dos arquivos dos pacientes;
  • – Dificuldade operacional para cancelar/remarcar consultas;
  • – Falta de tempo para atender os pacientes;

 

Profissionais de Saúde:
  • – Dificuldades em consultar os prontuários rapidamente e obter informações sobre os registros dos pacientes;
  • – Não tem controle das agendas de atendimento;
  • – Necessário entrar em contato com o pessoal de atendimento para obter informações sobre os agendamentos;
  • – Como não recebem as fichas de prontuário com antecedência e não tem tempo para revisar os registros, aparentam não conhecer o histórico dos seus pacientes;

 

Pacientes:
  • – Dificuldades em agendar e/ou remarcar consultas;
  • – Demora para ser atendido;
  • – Tem a impressão de que o profissional não lembra de seus atendimentos anteriores e que não consegue acessar informações em seu histórico;
  • – Sente-se incomodado com a falta de organização do consultório;
  • – Acha que suas consultas são muito rápidas;

 

Gestão/Qualidade

A Gestão está relacionada a estratégia, a organização e ao planejamento de atividades que otimizem os recursos e facilitem o processo de trabalho. A gestão está relacionada a qualidade.

A Qualidade em saúde seria:

Redução de desperdícios, foco no paciente, utilização adequada de recurso
(Berwick 1990)

Mas afinal, o que é um Software de Gestão?

Vamos apresentar uma definição técnica:

“Um software de gestão é uma ferramenta, que permite gerenciar informações de processos operacionais e administrativos de uma empresa, através do uso de um programa de computador.”

E o que seria um Software de Gestão de consultórios e clínicas?

Vamos apresentar uma definição, alternativa:

É uma ferramenta, que possibilita ao profissional de saúde, otimizar o uso de recursos nas atividades do consultório/clínica, permitindo dedicar mais recursos a tarefas de atendimento dos pacientes e a qualidade de vida do profissional e de sua equipe.

Agora que já apresentamos os problemas e as definições, vamos finalmente falar sobre os Benefícios do uso de Softwares de Gestão em Clínicas e Consultórios

 

Os Benefícios

Da mesma forma que apresentamos os problemas, separando os personagens, vamos apresentar os benefícios.

Atendimento:
  • – Para agendar atendimentos no sistema, basta solicitar o nome do paciente. A medida que o nome vai sendo digitado, o sistema vai apresentando todos os pacientes com o mesmo nome, já cadastrados, e é possível realizar um agendamento apenas selecionando um dos registros já existentes;
  • – Pacientes de primeiro atendimento, basta solicitar o nome e o telefone. O cadastro completo será realizado apenas quando o paciente chegar ao consultório para o atendimento;
  • – Rotina de confirmação do comparecimento automatizada. O sistema pode enviar um SMS para todos os pacientes, lembrando do agendamento e solicitando informar se pretendem ou não comparecer. A medida que as mensagens são respondidas, o sistema trata as respostas e registra a confirmação ou cancelamento na agenda;
  • – Um sistema de confirmação via SMS pode reduzir o absenteísmo, reduzir o volume de ligações para pacientes e consequentemente o custo da conta de telefonia;
  • – Facilidade no processo de cancelamento e reagendamento de atendimentos;
  • – Simplicidade para emissão de recibos dos atendimentos;
  • – Possibilidade de registrar múltiplos agendamentos, facilitando o processo de agendamento, no caso de tratamentos com necessidade de atendimentos recorrentes;
  • – Emissão de relatórios, como por exemplo, pacientes que realizaram determinado procedimento há mais de X dias e que devem ser contatado para retorno.

 

Profissional de Saúde:
  • – Pode acessar as informações cadastrais e históricos dos atendimentos dos pacientes de forma simples e rápida.
  • – Pode relembrar o histórico do paciente, antes de iniciar o atendimento;
  • – Tem acesso a uma lista ordenada dos pacientes que deverá atender durante o período de atendimentos;
  • – Pode recebe via e-mail, a relação dos horários e dos pacientes que vai atender no dia seguinte;
  • – Pode criar fichas de prontuário personalizadas, selecionando campos para coletar informações relevantes para sua especialidade, dependendo do tipo de atendimento;
  • – O sistema registra a duração dos atendimentos e calcula a média. O profissional de saúde pode utilizar esta informação para tomar decisões estratégicas;
  • – Emitidos os recibos no sistema, o profissional de saúde pode gerar os relatórios para o contador, com os dados dos pacientes e os valores recebidos em cada atendimento;
  • – Registrando as despesas e deixando o sistema integrar as receitas dos atendimentos, o profissional de saúde pode ter uma visão geral do resultado do negócio e pode identificar medidas que podem ser tomadas para corrigir erros ou melhorar os resultados.

 

Pacientes:
  • – É lembrado, de forma e em horário conveniente, de todas as suas consultas e pode confirmar ou cancelar com maior facilidade;
  • – É atendido de forma mais rápida e percebe que o profissional de saúde lembra de seu histórico de atendimentos;
  • – Recebe receituário impresso e não tem dificuldades no momento da aquisição dos medicamentos;
  • – Sente que a qualidade no atendimento melhorou;

 

Tipos de Softwares de Gestão

Agora que já falamos sobre os benefícios do uso de um software de gestão, vamos falar um pouco sobre os tipos de software de gestão para uso em clínicas e consultórios, disponíveis atualmente.

Software Local:
  • – Requer o investimento em um servidor;
  • – Requer o investimento em uma rede;
  • – Requer um software de banco de dados local;
  • – Requer atenção a uma solução de backup;
  • – Requer suporte, eventualmente local, para instalação, manutenção e atualização do sistema;
  • – Normalmente exigem um investimento na compra do software, taxas de instalação, treinamento, migração de dados e até atualização de versão.

Não existe a possibilidade de pagar apenas quando e/ou se for utilizar.

 

Software na Nuvem:
  • – Não requer o investimento em um servidor;
  • – Não requer o investimento em uma rede;
  • – Não requer um software de banco de dados local;
  • – Solução de backup sob responsabilidade da empresa que fornece o software;
  • – Não requer suporte local, para instalação, nem para manutenção e nem para atualização do sistema;
  • – Não exigem investimento na compra do software, nem taxas de instalação, treinamento, migração de dados ou atualização de versão.

 

Vantagens dos Softwares de Gestão em Nuvem

Como pode ser observado, comparando as características apresentadas sobre cada tipo de software, o software em nuvem possui inúmeras vantagens e a única suposta desvantagem seria a necessidade do acesso a Internet para sua utilização.

Esta suposta desvantagem pode ser facilmente contornada com a contratação de uma solução secundária de acesso a Internet, como por exemplo, um modem 3G de uma operadora de telefonia diferente da operadora que fornece o acesso principal.

Vejamos mais algumas vantagens do uso dos softwares de gestão em nuvem.

  • – Possibilita o acesso as informações, registradas no sistema, a qualquer hora e em qualquer local;
  • – Software comercializado na forma de serviço, isto é, não existe a venda do software, você contrata o direito de utilizar o software e paga como serviço;
  • – Implantação simples e rápida. Não é necessário instalar o software em todos os computadores que vão utilizar o sistema. Basta acessar o site e iniciar o uso.
  • – A infraestrutura necessária para operação do software é responsabilidade da empresa que comercializa o software. O cliente é responsável apenas pelo acesso a Internet;
  • – O suporte ao sistema está incluído no valor mensal e é prestado por uma equipe de especialistas no software;
  • – Não existe taxas de instalação, treinamento ou atualização de versão e você paga apenas pelo serviço que for utilizar;

 

Espero que o texto tenha ajudado a entender os benefícios do uso dos softwares de gestão e caso você queira conhecer um pouco mais sobre o 4Clinics, você pode acessar nosso site: https://4clinics.software.

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