A super secretária de um consultório

Quando se trata de entender o papel da secretária de um consultório, muito se fala a respeito de tarefas como atendimento telefônico, cordialidade, limpeza do consultório e outras atividades básicas.

É claro que as secretárias devem continuar fazendo o trabalho mais básico em um consultório, mas ao observarmos técnicas de gerenciamento de serviços, podemos transformar o papel das secretárias dos consultórios em super secretárias (daí o porque da imagem das meninas super poderosas no início do post), ajudando, e muito, no processo de atendimento e gerando uma percepção ótima na entrega de serviço que o seu paciente está recebendo.

“técnicas de gerenciamento de serviço podem transformar o papel da secretária de um consultório”

Para que uma secretária se transforme em uma super secretária, seu trabalho deve estar ligado ao trabalho do profissional de saúde. Mas como isso funciona? Simple, veja abaixo um exemplo que liga o trabalho da secretária ao do profissional de saúde:

CarregadorAntecipação e personalização do atendimento: se você viu Grande Hotel Budapeste, você vai se lembrar disso – Antigamente em hotéis de luxo, a pessoa que carregava a mala do hóspede tinha um papel fundamental no processo de atendimento. Ao receber o hóspede e pegar suas malas, o carregador perguntava perguntas padrão como: como foi sua viagem, de onde você veio, veio a negócios, etc… e passava as respostas à recepcionista de forma transparente. A recepcionista, por sua vez, usava estas informações para dar um atendimento mais personalizado.

Criando a super secretária de um consultório

A lógica com a secretária de um consultório é a mesma. Na marcação da consulta, a secretária pode perguntar que se o paciente gostaria de antecipar o motivo do agendamento, se rotina ou alguma queixa específica. Na chegada do paciente ao consultório, ela pode fazer outras perguntas básicas e padrão para informar ao profissional de saúde a condição do paciente. Ao receber o paciente em sua sala, o profissional pode dar um atendimento muito mais acolhedor e personalizado ao paciente sabendo de todas estas informações com antecedência.

Existem diversas outras formas de se unir o trabalho da secretária de um consultório ao do profissional de saúde. Quanto mais integrado ao trabalho do profissional de saúde, maior o papel da secretária no processo de atendimento e mais super secretária ela se tornará.

“quanto mais integrado ao trabalho do profissional de saúde, maior o papel da secretária no processo de atendimento”

O uso de um sistema de informática pode ajudar muito. Sistemas de agendamento de consulta, ou de gerenciamento de consultório, como o 4Clinics, possuem funcionalidades que permitem essa integração do trabalho do profissional de saúde e da super secretária.

Caso queira conversar com o 4Clinics sobre como transformar sua secretária em super secretária, estamos a sua disposição.

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